Ověřování dokumentů

12. 03. 2007
(Offshore), (Onshore)

Využívání zahraničních společností pro daňovou optimalizaci či ochranu majetku bývá často spojeno s právními úkony přímo na území České republiky, ať už se jedná o zakládání dceřiných společností a jejich zápisy v obchodním rejstříku, otevírání účtů ve Středisku cenných papírů nebo účtů v českých bankách a mnohé další.

Ověřování dokumentů - apostilace a apostilační doložka

Co je apostila, apostilace či apostilační doložka?

Využívání zahraničních společností pro daňovou optimalizaci či ochranu majetku bývá často spojeno s právními úkony přímo na území České republiky, ať už se jedná o zakládání dceřiných společností a jejich zápisy v obchodním rejstříku, otevírání účtů ve Středisku cenných papírů nebo účtů v českých bankách a mnohé další. Bohužel mnoho subjektů, kterým jsou předkládány zahraniční dokumenty, má zkreslenou představu o tom, jak mají být dané dokumenty ověřeny a přeloženy. Pro ujasnění těchto problémů přikládáme krátký rozbor současného právního stavu.

Dne 16. března 1999 vstoupila pro Českou republiku v platnost Úmluva o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin (Úmluva o apostilaci - dále jen Úmluva). Od tohoto data je díky přistoupení zjednodušena procedura ověřování zahraničních dokumentů (dříve vyžadována také tzv. superlegalizace, tj. další stupeň ověření místně příslušným zastupitelským úřadem ČR), které mají v současné době projít následujícími procedurami:

  • notarizace dokumentů v dané zemi,
  • apostilace notářského ověření v dané zemi,
  • překlad dokumentů do českého jazyka soudním překladatelem

Takto ověřené a přeložené dokumenty je povinen přijmout jakýkoliv úřad či instituce a pracovat s nimi, jako by se jednalo o české dokumenty ověřené notářem na území České republiky. V rámci zamezení zbytečným sporům však lze prozatím doporučit při předkládání veřejných listin ze zahraničí úřadům, bankám apod. být vyzbrojen příslušným Sdělením Ministerstva zahraničních věcí o přistoupení k Úmluvě, které obsahuje i plný text Úmluvy (Sbírka zákonů, březen 1999, č. 45).

Apostilační úmluva

Nejprve ve stručnosti uveďme několik základních informací o Úmluvě. Schválena byla dne 5. října 1961 na konferenci v Haagu a jejím depozitářem je Nizozemská vláda. Té státy zasílají např. své rozhodnutí přistoupit k Úmluvě a informaci o tom, které jejich vnitrostátní orgány mohou vydávat apostilační doložky. Záměrem států zúčastněných na zmíněné konferenci, kterého bylo uzavřením Úmluvy dosaženo, bylo zrušit požadavek diplomatického nebo konzulárního ověřování cizích veřejných listin (čl.1). Tento čistě formální požadavek nepříjemně komplikoval a protahoval např. proces zakládání dceřiných společností nebo otevírání bankovních účtů a účtů cenných papírů v zahraničí.

Inspirací při svolání této konference i při formulaci samotného textu Úmluvy byly především smlouvy o právní pomoci, nebo spíše jejich určitá ustanovení, která na bilaterální úrovni zakotvovala podobné principy jako Úmluva, tj. státy si v nich vzájemně uznávaly platnost veřejných listin. I Česká republika měla uzavřeno několik desítek takových smluv, avšak většina z nich byla se zeměmi bývalého socialistického bloku; ze států EU jsme měli smlouvu o právní pomoci pouze s Francií, Španělskem a Řeckem. V této souvislosti bychom chtěli poznamenat, že tyto smlouvy nejsou přirozeně účinností Úmluvy nijak dotčeny - platnost veřejných listin z těchto států není podmíněna apostilací a tyto listiny, platí-li ve státě původu, platí i v ČR.

Čl.2: "Každý smluvní stát osvobodí od legalizace listiny, pro které platí Úmluva a které mají být předloženy na jeho území. Pro účely této úmluvy se ověřováním rozumí pouze formální úkon, jímž diplomatičtí nebo konzulární zástupci země, ve které má být listina předložena, potvrzují pravost podpisu, oprávněnost osoby listinu podepsat, a jestliže je to třeba, pravost pečeti nebo razítka, jimiž je opatřena."

Čl.3: "Jediným formálním úkonem, který může být požadován za účelem potvrzení pravosti podpisu, oprávněnosti osoby listinu podepsat, a jestliže je to třeba, pravosti pečeti nebo razítka, jimiž je opatřena, je připojení doložky podle článku 4 Úmluvy, kterou vystaví příslušný úřad státu, v němž listina byla vydána.

Formální úkon podle předcházejícího odstavce však nemůže být vyžadován, pokud buď platné zákony, předpisy nebo praxe ve státě, kde je listina předkládána, nebo dohoda mezi dvěma nebo více smluvními státy tento úkon zrušily nebo zjednodušily nebo osvobodily danou listinu z povinnosti ověřování."

Z ustanovení těchto článků především vyplývá (čl. 2), že státy zúčastněné na této dohodě - tj. původní signatáři a státy přistoupivší později, jako např. ČR - nejsou nadále oprávněny požadovat tzv. (super)legalizaci veřejných listin. Superlegalizací se rozumí, že stát, aby uznal veřejnou listinu vydanou na území jiného státu, požadoval, vedle např. ověření notářem tohoto státu, ověření pravosti listiny svým konzulátem v tomto státě. Problém byl především v tom, že konzuláty nemohly ověřovat razítka všech úřadů, ale obvykle pouze ministerstva zahraničí (nebo ekvivalentního orgánu) daného státu. Dalším problémem bylo, že Česká republika zdaleka nemá konzuláty ve všech státech, a tak veřejné listiny z některých států musely nejdříve putovat na konzulát v jiném státě, který byl oprávněn takové ověření poskytnout, než byly přijatelné pro české úřady a soudy a mohly být použity v ČR.

Tuto zdlouhavou, nákladnou a v mnoha státech odlišně upravenou praxi nahrazuje Úmluva unifikovaným postupem, který ve srovnání s výše popsanou procedurou znamená značné zjednodušení (čl. 3). Jediným ověřením, které jsou nadále signatáři Úmluvy oprávněni požadovat, je apostilační doložka, která je přílohou k Úmluvě. Tato doložka má normovaný tvar (čtverec se stranami nejméně 9 cm) a předepsané náležitosti. Zde uvádíme její vzor, tak jak jej obsahuje zmíněná příloha:

APOSTILLE
(Convention de la Haye du 5 Octobre 1961)

1. Země: ................................................  
    Tato veřejná listina 
2. byla podepsána ................................... 
3. jednajícím ve funkci ........................... 
4. a nese pečeť / razítko .......................... 

Ověřeno
5. v ....................... 6. dne ...................... 
7. (kým) ................................................. 
8. č. ....................................................... 
9. Pečeť / razítko:          10. Podpis:

V ČR vydávají apostilační doložku následující orgány:

  • Orgánem pověřeným vydávat ověření (apostily) listin, vydávaných justičními orgány, včetně listin vydávaných nebo ověřovaných notáři, je Ministerstvo spravedlnosti České republiky, mezinárodní odbor.
  • V ostatních případech listin, vydávaných orgány státní správy nebo jinými orgány, je orgánem pověřeným k vydání ověření (apostily) Ministerstvo zahraničních věcí České republiky, konzulární odbor.