Pozitivní zpráva: ČR přistoupila k Haagské Úmluvě o apostilaci

03. 01. 2000
Ochrana majetku, Bankovnictví, Diskrétní vlastnictví

Vzhledem k nejasnostem s ověřováním dokumentů zahraničních společností při jejich využití v České republice přikládáme následující článek, kterým, doufáme, přispějeme ke zvýšení informovanosti o této problematice.

Haagská Úmluva o apostilaci

1/2000, Akont Info

Obsah:

  • Úvod
  • Rozhodující články úmluvy
  • Vzor apostilační doložky
  • Orgány vydávající apostilační doložku v ČR.

Vzhledem k nejasnostem s ověřováním dokumentů zahraničních společností při jejich využití v České republice přikládáme následující článek, kterým, doufáme, přispějeme ke zvýšení informovanosti o této problematice.

Dne 16. března 1999 vstoupila pro Českou republiku v platnost Úmluva o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin (Úmluva o apostilaci – dále jen Úmluva). Na tomto místě bychom chtěli stručně charakterizovat tuto Úmluvu a rovněž základní výhody, které z ní pro české občany vyplývají. Přestože od účinnosti Úmluvy uplynul již více než rok, lze prozatím konstatovat minimální obeznámenost s ní, a to nejen např. mezi zaměstnanci bank a jiných finančních institucí, jejichž činnosti se Úmluva přímo dotýká, ale rovněž mezi osobami k tomuto účelu nejpovolanějšími – soudci a dalšími pracovníky rejstříkových soudů. Tento článek by měl proto také přispět ke zvýšení povědomí o účincích této Úmluvy mezi laickou i odbornou veřejností.

Nejprve ve stručnosti uveďme několik základních informací o Úmluvě. Schválena byla dne 5. října 1961 na konferenci v Haagu a jejím depozitářem je Nizozemská vláda. Té státy zasílají např. své rozhodnutí přistoupit k Úmluvě a informaci o tom, které jejich vnitrostátní orgány mohou vydávat apostilační doložky. Záměrem států zúčastněných na zmíněné konferenci, kterého bylo uzavřením Úmluvy dosaženo, bylo zrušit požadavek diplomatického nebo konzulárního ověřování cizích veřejných listin (čl.1). Tento čistě formální požadavek nepříjemně komplikoval a protahoval např. proces zakládání dceřiných společností nebo otevírání bankovních účtů a účtů cenných papírů v zahraničí.

Inspirací při svolání této konference i při formulaci samotného textu Úmluvy byly především smlouvy o právní pomoci, nebo spíše jejich určitá ustanovení, která na bilaterální úrovni zakotvovala podobné principy jako Úmluva, tj. státy si v nich vzájemně uznávaly platnost veřejných listin. I Česká republika měla uzavřeno několik desítek takových smluv, avšak většina z nich byla se zeměmi bývalého socialistického bloku; ze států EU jsme měli smlouvu o právní pomoci pouze s Francií, Španělskem a Řeckem. V této souvislosti bychom chtěli poznamenat, že tyto smlouvy nejsou přirozeně účinností Úmluvy nijak dotčeny – platnost veřejných listin z těchto států není podmíněna apostilací a tyto listiny, platí-li ve státě původu, platí i v ČR.

Rozhodujícími články úmluvy jsou články 2 a 3:

Čl.2

“Každý smluvní stát osvobodí od legalizace listiny, pro které platí Úmluva a které mají být předloženy na jeho území. Pro účely této úmluvy se ověřováním rozumí pouze formální úkon, jímž diplomatičtí nebo konzulární zástupci země, ve které má být listina předložena, potvrzují pravost podpisu, oprávněnost osoby listinu podepsat, a jestliže je to třeba, pravost pečeti nebo razítka, jimiž je opatřena.”

Čl.3

“Jediným formálním úkonem, který může být požadován za účelem potvrzení pravosti podpisu, oprávněnosti osoby listinu podepsat, a jestliže je to třeba, pravosti pečeti nebo razítka, jimiž je opatřena, je připojení doložky podle článku 4 Úmluvy, kterou vystaví příslušný úřad státu, v němž listina byla vydána.

Formální úkon podle předcházejícího odstavce však nemůže být vyžadován, pokud buď platné zákony, předpisy nebo praxe ve státě, kde je listina předkládána, nebo dohoda mezi dvěma nebo více smluvními státy tento úkon zrušily nebo zjednodušily nebo osvobodily danou listinu z povinnosti ověřování.”

Z ustanovení těchto článků především vyplývá (čl. 2), že státy zúčastněné na této dohodě – tj. původní signatáři a státy přistoupivší později, jako např. ČR – nejsou nadále oprávněny požadovat tzv. (super)legalizaci veřejných listin. Superlegalizací se rozumí, že stát, aby uznal veřejnou listinu vydanou na území jiného státu, požadoval, vedle např. ověření notářem tohoto státu, ověření pravosti listiny svým konzulátem v tomto státě. Problém byl především v tom, že konzuláty nemohly ověřovat razítka všech úřadů, ale obvykle pouze ministerstva zahraničí (nebo ekvivalentního orgánu) daného státu. Dalším problémem bylo, že Česká republika zdaleka nemá konzuláty ve všech státech, a tak veřejné listiny z některých států musely nejdříve putovat na konzulát v jiném státě, který byl oprávněn takové ověření poskytnout, než byly přijatelné pro české úřady a soudy a mohly být použity v ČR.

Tuto zdlouhavou, nákladnou a v mnoha státech odlišně upravenou praxi nahrazuje Úmluva unifikovaným postupem, který ve srovnání s výše popsanou procedurou znamená značné zjednodušení (čl. 3). Jediným ověřením, které jsou nadále signatáři Úmluvy oprávněni požadovat, je apostilační doložka, která je přílohou k Úmluvě. Tato doložka má normovaný tvar (čtverec se stranami nejméně 9 cm) a předepsané náležitosti. Zde uvádíme její vzor, tak jak jej obsahuje zmíněná příloha:

V ČR vydávají apostilační doložku následující orgány:

  • Orgánem pověřeným vydávat ověření (apostily) listin, vydávaných justičními orgány, včetně listin vydávaných nebo ověřovaných notáři, je Ministerstvo spravedlnosti České republiky, mezinárodní odbor.
  • V ostatních případech listin, vydávaných orgány státní správy nebo jinými orgány, je orgánem pověřeným k vydání ověření (apostily) Ministerstvo zahraničních věcí České republiky, konzulární odbor

Jak jsme zmínili již na začátku, obeznámenost s touto Úmluvou a s jejím účinky v ČR je zatím minimální. Proto se stává, nebo spíše je prozatím pravidlem, že superlegalizace je nadále vyžadována. Přestože je tato neinformovanost trestuhodná a přestože doufáme, že se tato situace v nejbližší době změní k lepšímu (k čemuž se snažíme přispět), lze prozatím doporučit při předkládání veřejných listin ze zahraničí úřadům, bankám apod. být vyzbrojen příslušným Sdělením Ministerstva zahraničních věcí o přistoupení k Úmluvě, které obsahuje i plný text Úmluvy (Sbírka zákonů, březen 1999, č. 45).