Ověřování veřejných listin

18. 01. 1999
Daňové plánování, Offshore, Onshore

Dokumentů, které jsou v rámci běžného obchodního styku z různých důvodů zasílány z České republiky do zahraničí nebo ze zahraničí do tuzemska, existuje nespočetná řada. Patří mezi ně i písemnosti vyhotovené nebo ověřené notáři či jinými kompetentními subjekty, soudní a jiná rozhodnutí či osvědčení, pro které má právní terminologie souhrnné označení „veřejné listiny".

Ověřování veřejných listin


18.1.1999, Právní rádce, Ing. Pavel Petrovič

Složitá procedura ověřování veřejných listin ve vztahu k zahraničí

Dokumentů, které jsou v rámci běžného obchodního styku z různých důvodů zasílány z  České republiky do zahraničí nebo ze zahraničí do tuzemska, existuje nespočetná řada. Patří mezi ně i písemnosti vyhotovené nebo ověřené notáři či jinými kompetentními subjekty, soudní a jiná rozhodnutí či osvědčení, pro které má právní terminologie souhrnné označení „veřejné listiny". Takové dokumenty přitom často překračují hranice proto, aby před různými úřady dosvědčily určitou skutečnost. Aby tyto listiny neztratily svou důkazní moc a byly akceptovány i na území jiné země, musí být jejich autentičnost  řádně ověřena.

Pokud nemá Česká republika s daným cizím státem uzavřenu smlouvu o právní pomoci, která zakotvuje vzájemné uznávání veřejných listin, stává se z ověřování dokumentů komplikovaná záležitost. Veškeré tyto problémy by vyřešilo přistoupení k jedné mnohostranné mezinárodní úmluvě, která existuje už takřka čtyřicet let.

V českém právu pojem veřejná listina přímo definován není, ale za pomoci občanského soudního řádu lze dovodit, že se jedná o listinu prokazující určitou skutečnost, které vydal státní nebo jiný oprávněný orgán a která požívá veřejné víry co do své pravosti i pravdivosti. Příkladem takových písemností mohou být rodné listy, diplomy nebo zakladatelské dokumenty společností.

Základní ustanovení, kterými je v českém právní řádu upravena problematika ověřování veřejných listin ve vztahu k zahraničí, pak nalezneme v zákoně č.97/1963 Sb., o mezinárodním právu soukromém a procesním. Podle § 52 tohoto předpisu mají listiny vydané cizozemskými úřady a soudy, platí-li v místě svého vydání za veřejné a jsou-li opatřeny potřebnými ověřeními, důkazní moc veřejných listin také v České republice. Ustanovení § 62 zmíněného zákona dále stanoví, že k listinám vydaným justičními orgány nebo k listinám jimi ověřeným nebo před nimi podepsaným, jichž má být použito v cizině, připojí ministerstvo spravedlnosti na žádost účastníka své vyšší ověření.

Superlegalizace

Nejběžnější způsob verifikace, se kterým se setká každý, je ověření podpisu na listině (legalizace) nebo shody opisu či kopie s listinou (vidimace). Tyto činnosti provádějí buď notáři nebo, jak stanoví zákon č. 41/1993 Sb., obecní úřady a další úřady státní správy.

Aby však mohly být v tuzemsku akceptovány veřejné listiny vydané v zahraničí, notářské ověření bývá nutné, ale zpravidla nestačí. Naše úřady totiž listinu akceptují jen tehdy, pokud byla opatřena tzv. vyšším ověřením neboli superlegalizací, kterou provádí český zastupitelský úřad v daném státě. Zastupitelské úřady však mají pouze omezenou verifikační pravomoc - jsou schopné a oprávněné ověřit razítko či podpis zpravidla jednoho určitého orgánu v příslušné zemi. Je tedy nutné, aby  předtím, než je notářsky ověřená listina superlegalizována českou ambasádou či konzulátem, své razítko připojil i tento orgán, což ve většině případů bývá místní ministerstvo zahraničních věcí. Pokud toto ministerstvo nedisponuje podpisovými vzory všech tuzemských notářů (což ve větších zemích ani nebývá pravidlem) a nemá pravomoc legalizovat notářský podpis a razítko na listině, může se řetěz úřadů, kterými daný dokument musí projít, rozrůst o jeden či více dalších mezičlánků.

Tuto skutečnost lze dokumentovat na následujícím příkladě: 
Hodlá-li v Los Angeles sídlící americká firma založit v České republice dceřinou společnost, otevřít bankovní účet či účet ve Středisku cenných papírů, musí její zakladatelské dokumenty (osvědčení o založení, zápis z první schůze představenstva, zakladatelská smlouva a stanovy) projít následující procedurou. Nejprve je pravost podpisů na těchto dokumentech ověřena notářem, pravost razítka a podpisu tohoto notáře stvrdí Státní tajemník státu Kalifornie a poté putují  dokumenty do Washingtonu, kde své razítko  připojí americké ministerstvo zahraničních věcí. Až tehdy přijde ke slovu česká ambasáda v USA a teprve poté mohou důkladně orazítkované dokumenty zamířit k nám. Stejně trnitá cesta čeká i plnou moc opravňující osobu, která zařizuje založení české pobočky, jednat jménem mateřské společnosti. Ani tato několikanásobná legalizace však nezaručuje úspěch - nepřesný překlad nebo nezkušenost úředníků na českých úřadech může způsobit, že dokumenty budou prohlášeny za nedostatečně ověřené.

Toto je navíc situace, kdy se český zastupitelský úřad nachází přímo v zemi, kde byly ověřované listiny vydány. Existují však případy, kdy se v daném státě zastupitelský úřad nenachází, a příslušným úřadem je ambasáda či konzulát ve stejné oblasti, ale jiném státě. Přitom se uplatňuje buď teritoriální princip (panamské dokumenty jsou ověřovány ambasádou v sousední Kostarice) nebo princip země odpovědné za zahraniční záležitosti svých závislých území (veřejné listiny pocházející z Gibraltaru v konečné fázi ověřuje česká ambasáda v Londýně).

Nutnost superlegalizovat veřejné listiny obvykle nastává i v opačném případě - při ověřování listin vydaných v České republice pro účely jejich předložení úřadům v zahraničí. Podle zmíněného paragrafu §62 zákona o mezinárodním právu procesním a soukromém veřejné listiny na žádost účastníka superlegalizuje ministerstvo spravedlnosti. Pro některé státy je tato forma ověření postačující, řada z nich však vyžaduje řádnou superlegalizaci, tedy i ověření svou ambasádou či konzulátem v České republice. Situaci však ještě komplikuje skutečnost, že cizí zastupitelské úřady na našem území ověřují zpravidla pouze pravost razítka ministerstva zahraničních věcí, nikoli ministerstva spravedlnosti. Aby superlegalizace proběhla hladce, musí se tak v řadě případů na listině objevit razítka obou ministerstev a náklady i doba ověřovací procedury úměrně vzrostou.

Smlouvy o právní pomoci

Jedním ze způsobů, jak výrazně zjednodušit ověřovací martyrium předcházející předkládání  veřejných listin ve vztahu k určitému cizímu státu, je uzavření smlouvy o právní pomoci. V takové smlouvě se pak musí objevit podobná formulace, jakou nalezneme třeba v článku 15  Smlouvy mezi ČSSR a Polskem o právní pomoci a úpravě právních vztahů ve věcech občanských rodinných, pracovních a trestních, publikované jako vyhláška ministerstva zahraničních věcí ČR č. 42/1989 Sb.:

(1) Listiny,  které vydal  nebo ověřil  příslušný orgán jedné smluvní  strany a  které jsou  opatřeny otiskem  úředního razítka, podpisem oprávněné úřední osoby, se použijí na území druhé smluvní strany  bez  dalšího  ověření.  To  platí  i  pro opisy a překlady listin, které ověřil příslušný orgán.

(2) Listiny, které se na  území jedné smluvní strany považují za  veřejné,  mají  na  území  druhé  smluvní  strany  důkazní moc veřejných listin.

V případech, kdy dokumenty pocházejí ze států nebo směřují do států, se kterými Česká republika mezinárodní smlouvu obsahující takové či podobné ustanovení uzavřela, se zmíněné §§ 52 a 62 zákona o mezinárodním právu soukromém a procesním vlivem nižšího stupně právní síly neuplatňují, a superlegalizace dokumentů  se nevyžaduje.

Bilaterálních smluv o vzájemné právní pomoci má Česká republika uzavřeno takřka pět desítek, velká část z nich však byla sjednávána mezi lety 1951 a 1990 se státy bývalého socialistického tábora. Řada dalších smluv navíc není zaměřena na občansko právní věci a paragraf upravující vzájemné uznávání veřejných listin v  nich často nebývá obsažen. Z vyspělých států západního světa tak nutnost superlegalizace veřejných listin ruší pouze smlouvy s Francií, Španělskem, Řeckem a Kyprem.

Úmluva o apostilaci 

Kromě zmíněných bilaterálních smluv o právní pomoci existuje i několik mezinárodních mnohostranných dohod, které ruší povinnost vyššího ověření některých veřejných listin (typickým příkladem je například Úmluva o uznávání a vykonatelnosti rozhodnutí o  vyživovací povinnosti k dětem, uzavřená v dubnu 1958 a publikovaná ve Sbírce zákonů pod číslem 14/1974.  Existuje však i jedna mezinárodní mnohostranná smlouva, která proceduru superlegalizace veřejných listin pro účely jejího předložení v jiné zemi zjednodušila definitivně. Spatřila světlo světa v říjnu 1961 na 4. zasedání  Haagské konference mezinárodního práva soukromého a nese název Úmluva o vyloučení požadavků legalizace cizích veřejných listin (Úmluva o apostilaci). Bohužel, mezi 92 států a závislých území, které jsou současnými signatáři a na jejichž území se Úmluva vztahuje, naše republika nepatří.

APOSTILLE
(Convention de la Haye du 5 Octobre 1961)

1. Země: ................................................  
    Tato veřejná listina 
2. byla podepsána ................................... 
3. jednajícím ve funkci ........................... 
4. a nese pečeť / razítko .......................... 

Ověřeno
5. v ....................... 6. dne ...................... 
7. (kým) ................................................. 
8. č. ....................................................... 
9. Pečeť / razítko:          10. Podpis:

Apostila má jednotnou formu čtvercové tabulky o straně minimálně 9 centimetrů, která přehledně uvádí, kdo příslušnou listinu podepsal a kdo prostřednictvím apostily právoplatně ověřil jeho podpis a razítko.

Haagská Úmluva o apostilaci je poměrně krátká a jednoznačná. Ve svém znění zavádí novou formu ověření dokumentu - tzv. apostilační doložku, která nahrazuje jakékoli vyšší ověření podpisu či razítka na veřejných listinách vydaných na území jednoho smluvního státu a prezentované na území jiného smluvního státu. Velmi důležitá je skutečnost, že apostilační doložka je ověřením finálním, které, jak uvádí článek 5 Úmluvy,  nevyžaduje žádné další ověřování.

Právo „apostilovat" na svém území vydané či ověřené dokumenty přitom mají všechny úřady, které si daný stát zvolí (například v Maďarsku je to pouze ministerstvo spravedlnosti a ministerstvo zahraničních věcí, v Rakousku kromě ministerstva zahraničních věcí i předsedové všech soudů první instance a vlády spolkových zemí.

Pozitivní dopad Úmluvy o apostilaci lze prokázat znovu na případě zmíněné kalifornské společnosti. Pokud by se tato firma rozhodla zřídit organizační složku v některém ze smluvních států Úmluvy, stačilo by, aby Státní tajemník státu Kalifornie opatřil notářem ověřené zakladatelské dokumenty a plnou moc apostilačním razítkem, a dokumenty budou bez problémů uznány ve státě určení. Je zřejmé, že při porovnávání administrativní složitosti zakládání organizačních složek  -  jednom z kritérií rozhodování o investičních aktivitách v zahraničí - tak na úkor naší republiky získávají konkurenční státy ze střední a východní Evropy, které již Úmluvu o apostilaci podepsaly - třeba Maďarsko a Slovinsko.

V důsledku článku 12, který umožňuje rychlé připojení k Úmluvě jakémukoli státu světa a díky ustanovení článku 13, který umožňuje každému členskému státu rozšířit závaznost smlouvy na veškerá území, za jejichž zahraniční vztahy zodpovídá, se počet signatářů Úmluvy velmi rychle rozšířil. Z evropských zemí Úmluvu o apostilaci schválily tyto státy a území: Andorra, Arménie, Belgie, Bělorusko, Bosna-Hercegovina, Finsko, Francie, Gibraltar, Guernsey, Chorvatsko, Itálie, Jersey, Kypr, Lichtenštejnsko, Lotyšsko, Lucembursko, Maďarsko, Makedonie, Malta, ostrov Man,  Německo, Nizozemsko, Norsko, Portugalsko, Rakousko, Rusko, Řecko, San Marino, Slovinsko, Španělsko, Švýcarsko a Velká Británie. Smluvními stranami Úmluvy je i řada dalších států všech kontinentů včetně Japonska, USA, Austrálie či Jižní Afriky.

Odstranit překážku 

Zařadit se mezi signatáře haagské Úmluvy by pro Českou republiku nebylo nijak složité. Z jejího textu vyplývají pouze dvě administrativní povinnosti nového členského státu - oznámit přijetí Úmluvy a sestavit seznam úřadů s právem vydávat apostilační doložku. Jak oznámení o přistoupení k Úmluvě, tak seznam oprávněných úřadů se pak předkládají ministerstvu zahraničních věcí Nizozemského království.

Určité náznaky toho, že by se Česká republika mohla stát signatářem apostilační Úmluvy, se již objevily. V položce 5 přílohy novely zákona o správních poplatcích, uveřejněné ve Sbírce zákonů pod č. 305/1997 Sb., se objevuje slovo „apostila" jakožto ekvivalent ověření podpisu a otisku razítka na listině. V důvodové zprávě k této novele se pak zmiňuje, že termín „apostila" byl do zákona doplněn na základě návrhu ministerstva spravedlnosti s vysvětlením, že ověření zvané „apostila"  je  obsahem projednávané mezinárodní  úmluvy, k níž  by  měla přistoupit Česká republika.

Lze si jen přát, aby nezůstalo jen u podmiňovacího způsobu. Urychlené podepsání Úmluvy o apostilaci by totiž mohlo být jedním z významných kroků v oblasti odstraňování administrativních překážek za účelem výraznějšího zapojení naší republiky do mezinárodního obchodu.

Naše služby a řešení v této oblasti

Vypsané služby v této oblasti

Z nabízených řešení pro Vás vybíráme